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In 3 Schritten zur erfolgreichen Senkung von Personalkosten

Im Wesentlichen gibt es zwei Ursachen, warum Sie die Kosten senken müssen. Entweder, es muss generell etwas passieren, weil Ihre Wettbewerbsfähigkeit davon abhängt. In diesem Fall hilft nur eine erhöhte Technisierung, Verbesserung der Prozessabläufe, Digitalisierung, Teil-Outsourcing in Niedriglohnländer, usw. - kurz alles das, was den Anteil menschlicher Arbeit an der Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen senkt. 

In diesem Blogbeitrag wollen wir uns jedoch ausschließlich mit der zweiten Gruppe von Ursachen beschäftigen:

Wir müssen Zeit gewinnen!

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (25 bis 250 Mitarbeiter) haben immer wieder Phasen, in denen die Kosten zu hoch sind. Die Ursachen reichen vom Verlust eines wesentlichen Kundens über einen schmerzhaften Zahlungsausfall (beides gern in Kombination) oder unerwartete Einbrüche des Marktes (siehe 2008), bis hin zu verpassten Anpassungsprozessen in Produktion oder Vertrieb (z. B. verspäteter Einstieg in Online-Marketing und -Vertrieb).

Allen gemein ist: Nach erfolgter Anpassung wären die aktuellen Kosten völlig in Ordnung. Es geht also lediglich um eine Überbrückung von 1 bis 3 Jahren.

Kosten runter, aber wie?!

Da bei nahezu jedem Unternehmen (außer ggf. im produzierenden Gewerbe) die Personalkosten den größten Anteil der Gesamtkosten darstellen, liegt es nahe, hier als erstes nach Einsparungspotentialen zu suchen. Auch bei produzierenden Unternehmen ist es meist einfacher und schneller realisierbar, bei den Personalkosten anzusetzen, als z. B. Zulieferer zu wechseln mit denen langfristige Verträge bestehen.

Also einfach Mitarbeiter entlassen, Zulagen streichen oder Löhne kürzen?

So zumindest lautet nach wie vor die Standardformel in vielen Unternehmen.

Der perfekte Weg in den Misserfolg!

Die Ergebnisse dieser Maßnahmen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Ihre verbleibenden Mitarbeiter werden massiv demotiviert. Ihre Leistung sinkt deutlich (verschiedene Studien zeigen dies eindrucksvoll). Allein dieser Punkt kostet je nach Kommunikation der Maßnahme zwischen 30%  und 80 % der eingesparten Kosten!
  • Ihre Mitarbeiterqualität verschlechtert sich deutlich. Die schlechten Mitarbeiter klammern sich mit allen (arbeitsrechtlichen) Mitteln an ihre Stelle. Die Leistungsträger hingegen finden heute sehr schnell eine neue Anstellung, wenn Entlohnung und Stimmung nicht mehr stimmen.
  • Hieran können Unternehmen mit wenigen Leistungsträgern schnell kollabieren, denn durch ihren Weggang sinkt nicht nur die Produktivität des Unternehmens. Noch schlimmer ist: Diese Mitarbeiter sind zwingend erforderlich, um die notwendigen Veränderungen im Unternehmen zu entwickeln UND umzusetzen (neudeutsch: den "turn around" herbeizuführen).
  • Wenn es Ihnen gelungen ist, Ihr Unternehmen aus der Krise herauszuführen, brauchen Sie in 9 von 10 Fällen neue Mitarbeiter. Das ist schon im Normalfall schwierig. (Wem erzähle ich das?) Nach einer Radikalkur mit Entlassungen und Kürzungen ist Ihr Name (Employer Brand) ganz schnell ver"brannt". "Buschfunk" und Bewertungsplattformen wie KuNuNu sorgen dafür, dass es Ihnen fast unmöglich gemacht wird, neue Mitarbeiter zu finden.  

Früher war alles besser 

Aus Unternehmersicht ist es tatsächlich so. Da waren die Mitarbeiter froh, ihren Job nach zwei Jahren zurück zu bekommen. In der heutigen Situation von Vollbeschäftigung und Mangelberufen können die alten Strategien jedoch schnell zu massiven Problemen bis hin zur hausgemachten Insolvenz führen!

Was ist dann die Lösung? Kurz gefasst: Ein Dreiklang aus drei Maßnahmen.

1. Laufende "Vorsorgeuntersuchungen"

Am besten wäre es natürlich, Sie geraten erst gar nicht in eine Zwangssituation. Ein wirksames Mittel: Bewerten Sie laufend Ihre Mitarbeiter! Mindestens einmal jährlich (besser häufiger) ist das ein Muss, auch und gerade in guten Zeiten. Und ich meine hier nicht irgendwelche komplexen und zeitraubenden Bewertungstools, die Sie natürlich auch verwenden können, sondern den Einsatz Ihres gesunden Menschenverstandes.

Die Gallup-Studien zeigen eines immer wieder: Durchschnittlich 15 % der Belegschaft hat innerlich bereits gekündigt. Hier bekommen Sie garantiert weniger Leistung, als Sie bezahlen und im schlimmsten Fall werden Ihre "guten Äpfel" von den wenigen faulen angesteckt.

Stellen Sie sich zu jedem Mitarbeiter einfach die Frage: Wenn ich einen (normalen) Ersatz hätte, würde ich ihn dann behalten? Lautet die Antwort nein, dann trennen Sie sich auch ohne Ersatz von ihm! Sie werden feststellen, er wird nicht fehlen - garantiert!

Im Gegensatz zur Kündigung im Sanierungsfall wirkt sich die Kündigung von Mitarbeitern wegen schlechter Leistungen eher positiv auf die Stimmung aus. 

Auch wenn Ihnen die rechtzeitige Trennung von den "15-Prozentlern" den Sanierungsfall am Ende vielleicht doch nicht erspart, wird der Übergangsprozess damit definitiv leichter. Denn erfahrungsgemäß entspringt der meiste Widerstand gegen jede Maßnahme hauptsächlich aus dieser Gruppe.

Wie Sie noch intensiver die Mitarbeitermotivation nutzen können, lesen Sie hier.

Generell gilt: Wenn Sie schon Mitarbeitern kündigen müssen, tun Sie dies bevor ein Sanierungsfall bei Ihren Mitarbeitern sichtbar wird!

2. Nutzen Sie "Lohnsubventionen"

Wenn Sie dann doch die Lohnkosten senken müssen, schöpfen Sie alle Möglichkeiten aus, um Entlassungen und (Netto)Lohnkürzungen zu vermeiden.

Es gibt eine ganze Reihe von Lohnalternativen, die deutlich bessere Brutto-/Nettorelationen aufweisen, als die normale Bruttoentlohnung. Durch deren Einsatz können Sie, ohne das Netto der Mitarbeiter abzusenken, die Lohnkosten reduzieren. Kürzungen von bis zu 5 % der Lohnkosten sind so möglich.

Neuer Call-to-Action

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei dieser Gehaltsumstellung mitnehmen, können Sie sogar einen positiven Zusammenhalts- und Motivationsschub erreichen. Denn die Botschaft, die Sie senden, heißt jetzt: Ich nutze jede Möglichkeit und kämpfe um jeden Einzelnen meiner Mitarbeiter. Und damit sind wir schon beim dritten, entscheidenden Punkt:

3. Holen Sie sich (Kommunikations-)Hilfe!

Der Erfolg und die Dauer eines Anpassungsprozesses hängen maßgeblich davon ab, ob er mit oder gegen die Mitarbeiter läuft. Dabei ist nicht entscheidend, was gesagt wird, sondern wie es bei den Mitarbeitern ankommt. 

Leider sind viele erstklassige Unternehmer nicht unbedingt die besten Kommunikatoren gegenüber Mitarbeitern. Sie schaffen es nicht, ihre positive Motivation gegenüber den Mitarbeitern zu vermitteln. 

Um es ganz klar zu sagen: Dies ist keine persönliche Schwäche. Selbst für gut geschulte, erfahrene  Personaler gehört das Managen einer solchen Ausnahmesituation zu den schwierigsten Aufgaben überhaupt.

Wenn Sie keinen solchen Personaler in Ihren Reihen haben (und in manchen Situationen selbst dann), holen Sie sich unbedingt professionelle Hilfe und zwar BEVOR Sie das erste mal mit Ihren Mitarbeitern sprechen! Die Kosten hierfür machen sich unbedingt vielfach bezahlt.

Fazit

Mit einer laufenden Qualitätskontrolle Ihrer Mitarbeiter, der Nutzung aller Möglichkeiten zur  Vermeidung von Entlassungen und (Netto)Lohnkürzungen, sowie positiver Kommunikation der erforderlichen Maßnahmen, lassen sich erforderliche Veränderungsprozesse so gestalten, dass Ihr Unternehmen sogar stärker daraus hervorgehen wird.

DIOMEDEA wünscht Ihnen hierbei viel Erfolg! 

 

 

Falk Mäde-Heck

Falk Mäde-Heck, Rechtsanwalt & Partner der DIOMDEA AG. Nach Tätigkeiten für wirtschaftsrechtliche Kanzleien, seit 2012 bei DIOMEDEA. Spezialist für Gesellschaftsrecht, Unternehmerversorgung & betriebliche Altersvorsorge.

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